Persondatapolitik

Et af JHB- Ejendommes overordnede mål er at opretholde et højt niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder og medarbejdere. JHB-Ejendomme ønsker med denne politik at kortlægge på en klar og overskuelig måde hvordan JHB-Ejendomme håndterer dine personoplysninger.

Dataansvarlig

JHB-Ejendomme driver udlejning- og ejendomsadministration i hele Danmark.

JHB-Ejendomme (benævnes herefter JHB) er dataansvarlig.

________________________________________________________________________________

JHB’s kontaktoplysninger er:

JHB Ejendomme ApS

Rugårdsvej 590,

5210 Odense NV

Mail: cjb@lbg.dk

________________________________________________________________________________

JHB Udfører al håndtering af personlige data I overensstemmelse med gældende lovgivning.

JHB er på nuværende tidspunkt i gang med at tilpasse relevante processer og systemer i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger(GDPR).

Vi anvender denne type data om dig.

Vi anvender data om dig i forbindelse med, at du enten:

• Er ansøger til en lejebolig
• Er ansat med opgaver omkring en ejendom som vi administrer

Vi anvender persondata, som vi i henhold til lovgivningen skal behandle, men også persondata, som er nødvendige i forhold til din opskrivning på venteliste, lejeaftaler samt i vores kontakt med dig.

De data vi anvender, omfatter:

• Almindelige persondata, eksempelvis dit navn, din adresse, dit telefonnummer, og mail adresse.
• CPR-nummer

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre vores aftale eller samarbejde kræver dette. Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husregler og lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom

Behandling af oplysninger og formål

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål

Det sker bl.a. til brug for:

• Opfyldelse af din anmodning om ydelser ifm. Dit lejemål, andelslejlighed eller ejerlighed, tjenester mv.
• Administration af din lejemål eller ejendom, herunder nødvendig kommunikation med dig
• Hvis vi ønsker at sælge ejendommen, bliver persondata tilgængeligt i et datarum til brug for due diligence, hvilket bl.a. finder sted med lejelister og lignende.
• Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav
• Opfyldelse af lovkrav

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtigelse.

Det juridiske grundlag for behandlingen

Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå JHB baserer behandlingen af dine personoplysninger.

JHB kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, for det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med lejeindgåelse eller samarbejdsaftaler.

Ligeledes kan JHB behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Behandlingen kan også finde sted for at JHB kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette.

Oplyser du JHB om særlige præferencer og hensyn, såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger JHB oplysningerne til at tilpasse den pågældende ydelse efter dine anvisninger samt dit lejemål hos JHB generelt.

I nogle tilfælde vil JHB modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med lejemål eller salg af ejendom foretaget af tredjepart – Eksempelvis af en assistent, forældre eller lignende.

I disse tilfælde er den ansvarlige for kontakten pålagt at informere de involverede om JHB’s vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik.

Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt JHB ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med registrering af lejer.

Vi kontrollerer/opdaterer og sletter dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata vi behandler om dig ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende, enten via kontakt med dig eller vi opdateringer fra offentlige databaser. (CVR-registret).

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor eller på vores hjemmeside til at meddele os dine ændringer.

For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.

Dine rettigheder

I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder.

Rettighederne er som følger:

• Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger JHB behandler om dig.
• Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, JHB har registreret om dig.
• Du har ret til at få slettet de personoplysninger JHB har registret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter JHB alle oplysninger, som JHB ikke efter lovgivningen er pålagt at skulle gemme.
• Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder at behandling herefter ophører, medmindre JHB efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan ved skriftlig anmodning til JHB enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger.

Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Du kan også kontakte JHB, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

JHB vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse.

Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger JHB, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

JHB kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).

Hvis du ansøger om en stilling JHB

Når du søger en stilling hos JHB behandles de oplysninger, som du har givet JHB i forbindelse med din ansøgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.

JHB har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende IT-leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR).

Det er alene relevante ledere og IT administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysninger.

Hvis du bliver ansat i JHB gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med JHB’s persondatapolitik for medarbejdere.

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 2 måneder efter afslaget er givet. JHB indhenter samtykke fra ansøgeren til opbevaring af ansøgningen.

JHB kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

JHB beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger under punkt 7 i nærværende persondatapolitik.

Hvis der ønskes adgang til oplysninger, som JHB behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at JHB sletter dine oplysninger, kan der rettes henvendelse til JHB af via e-mail: ph@lbg.dk  eller via telefon: 64 41 85 94.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling.

Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger

JHB beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

JHB har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner.

JHB kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn.

For at undgå datatab tager JHB løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil JHB underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

JHB sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Udover JHB’s interne systemer benytter JHB sig af eksterne leverandører af IT services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

JHB har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR). Herved sikres et højt niveau for beskyttelse af dine personoplysninger.

JHB deler og videregiver dine personoplysninger internt i koncernen. Formålet med delingen er at kunne yde den mest optimale service til dig, uanset hvilken afdeling i JHB koncernen du henvender dig til.

JHB kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

JHB sletter dine personoplysninger, når JHB efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til JHB’s behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til: ph@lbg.dk

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage rettes til Datatilsynet.

Ændringer for sidste revision af politikken ses nedenfor:

25.maj 2018.